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公文是学校办公的重要依据和手段，为更好地发挥公文作用，并做到接收、登记、拟办、筛选、分送、传阅、催办、承办和收集等有序进行，制定本规定。
一、接收
我校接收公文有两条渠道：一是由收发室接收，即外接收；二是由机要员交换，即内接收。不论外接收还是内接收，都应统由文秘人员签收、拆封、核查、分类。
1．签收：签名或盖章，以明确交接双方的责任；
2．拆封：由文秘人员亲自拆封，没被办公室主任授权者，不准拆封；
3．核查：确认主题、编号是否相符，文件有无落款和公章；
4．分类：按中共中央、国务院、教育部、省委、省政府、省教育厅、有关厅局、市委、市政府、相关单位、基层单位等层次，对文件分类处理。
二、登记
我校来文中，有必须登记的文件和不必登记的文件两种：
1．必须登记的文件：(1)上级机关的指导性、参阅性、通知性文件；(2)基层单位的请示性、报告性、总结性文件；(3)相关单位的洽谈性并需要答复的文件；(4)各类会议文件；(5)带有密级的刊物等。
2．不必登记的文件：(1)一般性简报；(2)事物性便函；(3)无密级的刊物；(4)请柬等。
三、拟办
要充分体现为领导当好参谋助手的作用，尽量提出初步的处理意见。
1．对于需要拟办的文件，要吃透精神，不应只看文头，不看文尾，了草提出拟办意见；
2．对于必须领导阅知的文件，要依据内容，或者拟请全体领导阅知，或者拟请主要领导阅知，文件阅毕即可归档；
3．对于需要领导阅示的文件，要在拟办意见中提出建议或处理的方向；
4．对于需要有关部门阅办的文件，要注意及时催办并登记处理结果；
5．对于包括会议通知在内的急件，可依据不同情况，复印几份后同时送有关领导阅知；
6．对于涉及面较多的文件，应提出不同的拟办意见，不应用一个模式、一概而办；
7．对于有密级要求的文件，拟办中要准确把握阅读范围；
8．无须传阅的文件，应在拟办意见中写清此件存查后即可归档；
9．对于难以提出拟办意见的文件，应在调查研究之后再行拟办；
10．为使领导准确批办，有的文件可附参阅资料，为使领导减少阅批时间，对于一般性文件可划出要点。
四、筛选
文秘人员应在拟办意见完成后，分轻重缓急，分期分批将文件送交有关领导批办。
五、分送
文秘人员要本着准确及时和主次分明的原则把领导批办过妁文件，亲自送达有关领导或部门，同时要作好登记或签字，防止遗忘。
六、传阅
领导和有关部门都需阅读同一文件时，文秘人员要用传阅办法，并在分清主次的前提下送达，为防文件积压或误传，原则上不应横传。
七、催办
文秘人员一般采取电话催办、亲自催办两种办法进行。
1．催办文件要有登记，以防忘催；
2．特殊情况可以请承办部门来办公室口头汇报后，再将信息反馈给有关领导；
3．经两次催办后没有结果，应向有关领导反馈信息。
八、承办
在领导批办后，按要求需要承办的领导或部门应做到：
1．讲究效率，分清主次或先后；
2．文秘人员要对承办返回的文件，予以登记梳理；
3．对边缘性工作或涉及到几个部门来完成的工作，办公室要搞好协调。
九、收集
对处理完毕的文件，要及时回收归档。
1．除少数没有查考价值的文件外，都应按签收登记的数量和顺序收集归档；2．收集文件过程中，要边收集边发现文件有无破损，处理手续是否健全。
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