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第一章 总则
第一条:为了加强学校的档案工作，提高档案管理水平，逐步实现规范化、制度化、科学化管理，充分发挥档案在学校发展中积极作用，根据《中华人民共和国档案法》和原国家教委制定的《普通高等学校档案管理办法,高等学校档案工作规范》,结合学校实际，特制定本办法。
第二条: 本办法所称的档案，是指我校从事教学、科研、党政管理以及其他项活动和师生员工个人活动中直接形成的、反映学校活动历史的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史录
第三条: 学校档案反映了学校的建立、建设和发展过程，是广大教师、干部、工人、学生辛勤劳动和智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证。各级领导和全校师生员工都有保护档案的义务，都应增强档案意识，爱护学校档案、协助职能部门管好、用好学校档案。
第四条:学校档案是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，也是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作。学校要把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第五条:学校档案实行统一领导，集中管理的原则。各门类的档案由学校综合档案室集中统一管理，以便维护学校档案的齐全、完整与安全，便于学校各方面的利用。
第六条:学校档案工作应做到“三纳入”、 “四同步”，即将学校档案工作纳入学校及各部门的工作计划和发展规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 领导体制和机构设置
第七条:学校档案工作要在主管校长领导下进行，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第八条:学校设立的综合档案室，隶属校长办公室。综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。
第九条 综合档案室的主要职责：
(一)贯彻执行国家、及上级主管部门关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
（二)制订学校关于档案工作的规章制度，并负责对各单位的档案工作监督、指导和检查执行情况；
(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；
(四)负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源，开展档案的开放、利用和信息交流工作；
(五)负责对学校档案工作人员的业务培训，搞好档案队伍的建设；
(六)开展档案宣传工作和对利用者进行咨询、教育工作；
(七)参加学校史料的编研工作，开展档案学术研究和交流活动；
(八)执行保密制度，确保档案安全。
第三章 学校档案工作人员
第十条:档案人员应具备的政治素质
(一)努力学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，坚持四项基本原则，执行党和国家的路线、方针、政策，公正廉洁，严守党和国家机密；
(二)树立历史唯物主义和辨证唯物主义的观点，尊重历史、实事求是，维护档案的历史真实面貌：
(三) 热爱档案事业，刻苦钻研业务，提高档案管理水平和业务技能；
(四)遵守党纪国法及学校各项规章制度；
(五)热心服务，埋头苦干，扎实工作。
第十一条: 档案人员应具备的业务素质
(一)熟悉学校的沿革、变迁、现行体制和机构设置各职能部门的职能和工作任务；
(二)熟悉档案库房所藏档案，熟悉案卷，爱护档案材料，能准确，迅速调阅案卷；
(三)了解和熟悉形成档案的业务部门工作各环节和业务知识，掌握立卷原则、方法、步骤和技能；
(四)熟练地利用计算机辅助立卷、编制检索工具查询有关资料，为学校各项工作提供档案信息，并做好编研工作，做一名合格的档案管理人员。
第十二条:学校各部门，必须有一名系、处级领导分工主管本部门的档案工作，并配备一名工作责任心强的兼职档案员，负责本单位的档案收集、整理、归档和移交工作。兼职档案人员要相对稳定，更换人员时应报校长办公室备案。
第十三条:学校档案工作人员按《档案专业人员职务试行条例》实行专业技术职务聘任制。
第四章 文件材料的归档、移交和接收工作
第十四条: 学校档案工作实行部门立卷制度，即由文件材料形成部门、科研课题组和会计部门的立卷人，按文件材料的自然形成规律加以系统整理、组卷、编排页号或件号，填写全引(卷内)目录，并按档案部门规定时间、程序办理移交手续。学校定期派综合档案室人员指导立卷工作。
第十五条;各单位必须健全文件材料的形成、积累、整理、归档制度，各单位由兼职档案员负责，课题组应设专人负责积累本项目的文件材料。
第十六条:为保证做到每项重要的教学、科研、生产、党政管理工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存，各单位应做到各项工作与档案工作实行“三纳入”、“四同步”管理。
第十七条:对科研成果、产品试制、设备开箱、基建：工程验收等项目进行鉴定验收时，必须有学校综合档案室人员参加，有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料归档的项目不予验收、不予申报科技成果奖励。
第十八条:学校档案由学校综合档案室永久保存。但在国家需要时或部分档案列入有关国家档案馆接收范围时，应向国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。
第十九条:学校教职工及各级党政领导在从事教学、科研、生产、党政管理等职务活动中，形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向学校综合档案室移交，集中管理，任何单位和个人都不得拒绝归档或据为已有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案室通过征集、代管等多种形式进行管理；对个人向学校综合档案室捐赠有重要保存价值档案时，学校应予以奖励。
第二十条:学校综合档案室应注意向国内外征集与学校有关的各种档案和资料。
第五章 档案的管理
第二十一条:学校综合档案室对接收的档案要进行分类、编号、登记建帐、编制检索工具，做到帐物相符，排列整齐，便于保管和查找利用。
第二十二条:学校综合档案室负责对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，由鉴定小组会同有关部门对档案全面审查，按鉴定、销毁制度实施。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十三条:单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交换手续，任何人不得私自带走或销毁。
第二十四条:学校综合档案室定期对馆藏的各类档案进行统计，并制表上报.
第二十五条:学校综合档案室所有库房的技术管理工作由专人负责。
第二十六条:学校综合档案室要对各类档案的安全负责，妥善保管，研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复和复制，对所有档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况应立即向主管领导报告，及时处理。
第六章 档案的利用与开发
第二十七条:学校档案向全校和社会开放，同时遵循以下规定：
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本校人员按借阅制度和使用范围，凭工作证和学生
证查阅利用本校档案；
2、 凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围内，均可查阅利用属开放范围的档案，经主管领导批准同意后可摘录或复制；
3.利用者要求复制档案，一般由档案室负责办理，并按规定合理收费；
4、 港、澳、台同胞，海外华侨要求利用档案，须经学校有关部门审查，主管部门批准同意；
5、外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理；
6、借出的档案必须按期归还，并要妥善保管，不准私自拆卷、撕页、涂改等，如有损坏或丢失，依据《档案法》追究有关人员责任；
7、 未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。
第二十八条? 学校综合档案设立专门的阅览室，并提供档案目录(属开放范围的)、全宗指南、档案室指南等。
第二十九条? 馆藏档案属于下列情况之一者不得开放：
(一)涉及党和国家机密的；
(二)涉及专利或技术秘密的；
(三)涉及个人隐私的；
(四)档案形成部门规定限制利用的。
第三十条:查阅、摘录、复制尚未开放的档案，须经校办主任同意；涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意，必要时要报主管领导审查批准。
第三十一条:学校综合档案室所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经校办主任同意后方可查阅，如需利用档案涉及重人问题或党和国家机密，须经学校主管领导批准。
第三十二条:学校综合档案室应编制必要的检索工具。著录标准按国家标准3792．5—85《档案著录规则》执行。
第三十三条:学校综合档案室应积极开放档案的编研工作，更好地为教学、科研、生产、管理和其他各项工作服务。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请校办主任、学校主管领导批准。
第三十四条:学校档案部门应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。
第七章经费、库房、设备
第三十五条: 档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决，对归档文件、资料所需装具等设备，在学校各项管理经费中给以支持。
第三十六条:学校为综合档案室提供专用的、符合档案保管要求的档案库房、办公室、阅览室等用房。存放声像档案等特殊载体的档案，应设有专门库房并配置恒湿、恒温设施。
第三十七条: 学校应在现有的基础上继续加强对学校综合档案室的设施配置，以提高学校档案管理的现代化程度。
第八章 考核、奖励与处罚
第三十八条:学校综合档案室建立检查考核利评估制度，明确岗位职责，对优秀的专兼职档案工作人员和有突出档案服务成果、研究成果的人员，给予适当的奖励。
第三十九条:对违反《档案法》的人员应予以批评教育；对情节严重、给工作造成损失者，应按有关规定程序和办法予以处罚。
第九章 附则
第四十条:本办法由校长办公会审议通过执行。
第四十一条:本办法与上级规定有抵触之处按上级规定执行。
第四十二条:本办法由校长办公室负责解释 |
